Att vara med i styrelsen för en bostadsrättsförening är ett ideellt uppdrag som kräver både tid och engagemang. Det är lätt att vardagen tar över och att viktiga uppgifter hamnar mellan stolarna.
Men sanningen är att en del saker helt enkelt måste göras regelbundet för att föreningen ska må bra – både ekonomiskt och praktiskt. Här är 7 saker som varje BRF-styrelse bör se till att bocka av varje år.
1. Gå igenom föreningens avtal
Föreningar har ofta en rad löpande avtal. Alltifrån hiss-service och trädgårdsskötsel till bredband, försäkringar och elhandel. Dessa avtal förnyas ibland automatiskt och det är inte ovanligt att villkoren försämrats eller att billigare alternativ finns.
Gör det till en årlig rutin att samla alla avtal, gå igenom dem och ställa er frågan: får vi det vi betalar för? Kan vi förhandla om villkoren eller byta leverantör? Ofta kan en enkel jämförelse spara föreningen tiotusentals kronor per år.
2. Uppdatera underhållsplanen
Underhållsplanen är föreningens viktigaste dokument när det gäller fastighetens fysiska skick. Även om en grundlig revision behöver göras ungefär vart tredje till femte år, bör styrelsen årligen stämma av planen mot verkligheten.
Har något åtgärdats under året? Har nya behov dykt upp? Är tidsplanerna fortfarande realistiska? Små justeringar varje år gör att planen förblir ett levande verktyg istället för en dammsamlare.
Behöver ni hjälp att komma igång kan ni läsa mer hos hemsidor som exempelvis FastighetsförvaltningBRF.se kring hur en förvaltare kan stötta er i det arbetet.
3. Göra en ordentlig fastighetsrond
Minst en gång om året bör styrelsen, gärna tillsammans med förvaltaren eller en teknisk besiktningsman, gå igenom hela fastigheten. Det handlar om att titta på tak, fasad, fönster, trapphus, källare, garageplan och utemiljö.
Målet är att upptäcka små problem innan de växer sig stora. En spricka i fasaden, en fuktfläck i källaren eller släpande dörrar i entrén kan alla vara tidiga tecken på större underliggande problem. Att fånga dem i tid kan spara föreningen enorma summor.
4. Se över föreningens försäkringsskydd
Har föreningen rätt försäkring? Täcker den det som behöver täckas? Vattenskador, brand, ansvarsskydd och styrelseansvar är alla viktiga delar att ha koll på.
Försäkringsbranschen förändras och det kan vara värt att jämföra med andra bolag regelbundet. Det är också viktigt att säkerställa att försäkringssumman motsvarar fastighetens återanskaffningsvärde, särskilt om det gjorts större renoveringar.
5. Följa upp föreningens ekonomi
Det räcker inte att bara titta på årsredovisningen en gång om året. Styrelsen bör löpande följa upp ekonomin mot budget och reagera om kostnader skenar iväg.
Utöver den löpande uppföljningen bör det också göras en årlig djupdykning: är avsättningen till underhållsbufferten tillräcklig? Behöver avgifterna justeras? Hur utvecklas föreningens lån? Det är bättre att göra små justeringar varje år än att tvingas till stora avgiftshöjningar vart femte.
6. Informera och engagera medlemmarna
En välfungerande förening kännetecknas av transparens. Medlemmar som känner sig informerade är mer förstående när avgifterna behöver höjas eller när byggställningar dyker upp runt fastigheten.
Se till att skicka ut åtminstone ett par informationsbrev under året, håll en årsstämma som känns välförberedd och bjud gärna in till en trivselkväll eller städdag. Det bygger förtroende och gör att fler är villiga att engagera sig.
7. Utvärdera er förvaltning
Oavsett om ni sköter förvaltningen helt själva, har en delvis extern lösning eller använder en helförvaltare – ta er tid att utvärdera hur det fungerar. Får ni svar i tid? Sköts den tekniska driften på ett bra sätt? Känner styrelsen att de har tillräckligt stöd?
Om svaret på någon av dessa frågor är nej kan det vara dags att se sig om efter andra alternativ. Ibland är det en liten förändring som behövs, ibland en helt ny lösning.
Börja med det viktigaste
Ingen förväntar sig att en ideell styrelse ska hinna med allt. Men genom att göra dessa 7 punkter till årliga rutiner lägger ni en stabil och bra grund för en välskött förening.
Och ni behöver inte göra allt själva. Med rätt stöd kan mycket av det tunga lyftet skötas av någon med rätt erfarenhet och kompetens – så att styrelsen kan fokusera på de beslut som verkligen spelar roll.
